Denne forretningsorden er alene til brug for bestyrelsen i DMC. For medlemmer har den ingen umiddelbar betydning. Den er offentlig tilgængelig her, for åbenhed om bestyrelsens arbejde.

Bestyrelsens sammensætning og konstituering
§ 1 Bestyrelsen består af op til 7 medlemmer og et antal suppleanter, minimum en suppleant.
Stk. 2 Bestyrelsen konstituerer sig på første møde umiddelbart efter hver årlige generalforsamling, i henhold til vedtægternes § 9, stk. 2, som minimum med formand, næstformand og kasserer.

§ 2 Bestyrelsens arbejdsopgaver er beskrevet i et arbejdsark. Bestyrelsesmedlemmerne varetager hver især forskellige opgaver. Opgaverne fordeles på det konstituerende møde. Senere kan fordelingen ændres efter behov.
Stk. 2. Opgaven som formand og kasserer kan ikke varetages af samme person. Dog kan formanden agere som fungerende kasserer, indtil en ny kasserer kan udpeges.

§ 3 Foreningens tegningsregler er fastlagt i vedtægterne § 9, stk. 7.
Stk. 2. Det er formanden, der principielt tegner foreningen udadtil. Bestyrelsen kan beslutte, at andre bestyrelsesmedlemmer varetager kommunikative funktioner, hvilket fremgår af arbejdsfordelingsarket.

§ 4 Udtræder et medlem i funktionsperioden, indtræder suppleanten. Udtræder formand, næstformand eller kasserer, konstituerer bestyrelsen sig på ny.

Bestyrelsesmøder
§ 5. Ordinært bestyrelsesmøde afholdes digitalt hver måned, bortset fra juli måned.
Bestyrelsen mødes fysisk forud for hver generalforsamling.
Der afholdes konstituerende møde umiddelbart efter hver generalforsamling, ved fysisk eller elektronisk møde. Derudover skal der indkaldes til møde, når 2 eller flere bestyrelsesmedlemmer anmoder derom. Bestyrelsen er beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes § 9, stk. 4.
Stk. 2. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.

§ 6 Bestyrelsen udarbejder på det konstituerende møde en mødeplan over de faste møder.

§ 7 Medmindre konkrete tekniske forhold taler imod, anvendes kamera under møderne.

Dagsorden og referat
§ 8 Bestyrelsesmøder skal indkaldes skriftligt via email med mindst 14 dages varsel jf. Mødeplan. Dagsorden udsendes senest 7 dage forud for mødet med de emner, der skal behandles på mødet. Emner til dagsorden skal være indsendt senest 10 dage før afholdelse af møde.
Stk. 2 Ønskes der behandling af emner af principiel karakter, skal der med udsendelsen af dagsorden følge et skriftligt oplæg fra det bestyrelsesmedlem, der bringer emnet op.

§ 9 Dagsorden skal, udover de indkomne emner, altid indeholde følgende:
1. Godkendelse af referatet fra forrige møde.
2. Rapport/planer om aktiviteter fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer.
3. Økonomi
4. Eventuelt

§ 10 Der udarbejdes referat af møderne. Bestyrelsen vælger en relevant referatform, for eksempel beslutningsreferat ved ordinære bestyrelsesmøder, og mødereferat for konstituerende møder. Referatet sendes via email til bestyrelsen senest 4 dage efter mødets afholdelse.

Afstemninger i bestyrelsen
§ 11 Sager, hvor der ikke er enighed i bestyrelsen, afgøres ved afstemning i.h.t. vedtægternes § 9, stk. 4.
Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at forlange afstemning og at få sin mening indført i referatet ved en tilføjelse til dette.

Arbejdsområder og udvalg
§ 12 De enkelte bestyrelsesmedlemmer varetager det daglige ansvar overfor den samlede bestyrelse for det arbejdsområde, som er blevet tildelt, jf. § 2.
Stk. 2 Bestyrelsesmedlemmerne orienterer den øvrige bestyrelse på bestyrelsesmøderne om status og aktivitet i opgaven. Ved behov for orientering mellem møderne anvendes email.

§ 13 Orientering om foreningens økonomi vil ske på hvert bestyrelsesmøde.

§ 14 Kommunikation i bestyrelsen skal som udgangspunkt ske pr. email, og bør tilstiles den samlede bestyrelse, medmindre andet fremgår af arbejdsfordelingsarket.
Stk 2. Svartider på spørgsmål til bestyrelsen, og bestyrelsen imellem, skal normalt være indenfor 5 kalenderdage. Længere svartider kan forekomme ved sygdom og i ferier mv.

Uoverensstemmelser
§ 15 Opstår der tvivl om forståelsen af de i nærværende forretningsorden indeholdte bestemmelser tilkommer det formanden at fortolke disse. Er et medlem utilfreds med den af formanden trufne afgørelse, er medlemmet dog foreløbig forpligtet til at rette sig efter denne. Medlemmet er berettiget til på førstkommende bestyrelsesmøde at indbringe spørgsmålet for den samlede bestyrelse, der endeligt afgør sagen, ved simpelt flertal.

Forretningsordenens gyldighed
§ 16 Denne forretningsorden skal altid være i overensstemmelse med gældende vedtægter for DMC.
Stk. 2 Ændringer af forretningsordenen skal behandles i to ordinære bestyrelsesmøder.

§ 17 Denne forretningsorden træder i kraft den 07 januar 2025.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 06.01.2025